Privacybeleid

Dit privacybeleid beschrijft hoe BDG AI (handelend onder Grootimex) omgaat met persoonsgegevens wanneer u onze website bezoekt of gebruikmaakt van onze diensten (samen: de "Diensten"). We verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en overige toepasselijke Nederlandse en Europese wetgeving.

1. Wie zijn wij

2. Welke gegevens we verzamelen

Gegevens die u zelf verstrekt

• Contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, functie.
• Account- en projectgegevens: inloggegevens, instellingen, en informatie die u in het kader van een opdracht aanlevert.
• Content die u aanlevert of die binnen onze Diensten ontstaat (bijvoorbeeld documenten, data, prompts of configuraties die nodig zijn om uw AI-agents te bouwen of te draaien).
• Overige informatie die u kiest te delen wanneer u met ons communiceert.

Automatisch verzamelde gegevens

• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, besturingssysteem, apparaattype.
• Logbestanden: bezochte pagina's, tijdstippen, en globale (niet exacte) locatie afgeleid uit het IP-adres.

3. Waarvoor we gegevens gebruiken

• Het leveren, onderhouden en verbeteren van de Diensten en het uitvoeren van uw opdracht.
• Communicatie over uw aanvraag, opdracht, support of relevante product-updates.
• Facturatie en administratie (op grond van een wettelijke verplichting en/of de uitvoering van de overeenkomst).
• Beveiliging, het voorkomen van misbruik, en het naleven van wettelijke verplichtingen.

De rechtsgronden voor verwerking zijn: de uitvoering van de overeenkomst, het voldoen aan een wettelijke verplichting, ons gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld bij beveiliging), of uw toestemming wanneer die vereist is.

4. Cookies en analytics

We verkopen geen persoonsgegevens en plaatsen geen tracking-cookies van advertentienetwerken. We gebruiken uitsluitend functionele cookies die nodig zijn voor de werking van de site, en eventueel privacy-vriendelijke statistieken zonder dat individuele bezoekers worden gevolgd. Mocht dit veranderen, dan vragen we daarvoor vooraf uw toestemming en benoemen we dit hier eerlijk.

5. Data-residency

Een kernprincipe van BDG-AI is dat uw data op uw eigen infrastructuur of binnen een EU-cloud blijft. We verplaatsen uw gegevens niet naar Amerikaanse of andere buiten-EU clouddiensten zonder uw uitdrukkelijke toestemming en passende waarborgen.

6. Sub-verwerkers

Voor de levering van de Diensten schakelen we soms zorgvuldig geselecteerde sub-verwerkers in, bijvoorbeeld voor hosting, e-mail of AI-API's. Met deze partijen sluiten we verwerkersovereenkomsten en we kiezen waar mogelijk voor partijen die in de EU verwerken. Op verzoek geven we inzicht in de actuele lijst van sub-verwerkers.

7. Koppelingen met software van derden

Onze Diensten kunnen op uw verzoek gekoppeld worden aan softwarepakketten die u zelf gebruikt, zoals boekhoud-, administratie- of planningssoftware. Zo'n koppeling komt uitsluitend tot stand nadat u daar zelf expliciet toestemming voor geeft via de beveiligde autorisatiepagina van het betreffende pakket (bijvoorbeeld via OAuth). Zonder die toestemming heeft onze software geen toegang.

• Welke gegevens: via een koppeling verwerken we uitsluitend de gegevens die nodig zijn voor de afgesproken dienst, zoals facturen, klant- en leveranciersgegevens, openstaande posten, grootboekgegevens en documenten (bijvoorbeeld inkoopbonnen) die u zelf aanlevert.
• Doel en grondslag: het leveren van de overeengekomen dienst, zoals financieel inzicht en het klaarzetten van concept-boekingen of concept-facturen, op grond van de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).
• Wat we niet doen: definitief versturen, boeken of wijzigen gebeurt altijd door uzelf in het gekoppelde pakket, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen. We verkopen deze gegevens nooit en delen ze niet met derden.
• Opslag en beveiliging: toegangssleutels (tokens) slaan we versleuteld en met strikte toegangsrechten op onze eigen infrastructuur binnen de EU op. De brongegevens blijven primair in uw eigen softwarepakket staan; wij bewaren hooguit een beperkte werkkopie die nodig is voor de dienst.
• Bewaartermijn en intrekken: u kunt een koppeling op elk moment zelf intrekken in het betreffende softwarepakket of via info@bdg-ai.io. Na intrekking of einde van de overeenkomst verwijderen we de opgeslagen toegangssleutels direct en de bijbehorende werkkopie binnen een redelijke termijn, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.

8. Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of zolang als wettelijk vereist (bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht van zeven jaar voor administratie). Project- en accountgegevens worden na afloop van een opdracht binnen een redelijke termijn verwijderd of geanonimiseerd, tenzij u anders verzoekt of bewaring wettelijk verplicht is.

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Volledige veiligheid kan echter nooit worden gegarandeerd. Bij een datalek met risico voor betrokkenen melden we dit conform de AVG aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar vereist, aan de betrokkenen.

10. Uw rechten

U heeft het recht op inzage in uw gegevens, correctie van onjuiste gegevens, verwijdering ("recht op vergetelheid"), beperking van de verwerking, bezwaar tegen verwerking, en gegevensoverdraagbaarheid. Waar verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming intrekken. Stuur uw verzoek naar info@bdg-ai.io; we reageren binnen de wettelijke termijn. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

11. Acquisitie en prospectgegevens

BDG-AI benadert soms zelf Nederlandse bedrijven met een zakelijk voorstel (koude acquisitie). Daarvoor verwerken we een beperkte set zakelijke contactgegevens van bedrijven en hun eigenaren of beslissers: bedrijfsnaam, naam en functie, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, website en openbare bedrijfsinformatie.

• Bron: openbare bedrijfsinformatie (zoals de bedrijfswebsite en online bedrijfsvermeldingen), waar nodig aangevuld via de Europese verrijkingsdienst Dropcontact (algoritmisch, zonder opgeslagen contactendatabase, met verwerkersovereenkomst).
• Doel en grondslag: eenmalig zakelijk contact om een gesprek te openen over onze diensten, op grond van ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG). We hebben deze afweging schriftelijk vastgelegd; een samenvatting is opvraagbaar.
• Wat we niet doen: geen gekochte adreslijsten, geen leesbevestigingen of tracking in onze berichten, geen geautomatiseerde besluitvorming, en nooit meer dan een eerste bericht plus een enkele herinnering.
• Bewaartermijn: reageert u niet, dan verwijderen we uw gegevens binnen 12 maanden; na zakelijk contact geldt maximaal 24 maanden na het laatste contactmoment.
• Afmelden: elk bericht bevat een gratis en eenvoudige afmeldmogelijkheid. Bezwaar tegen direct marketing honoreren we altijd en per direct (absoluut bezwaarrecht, art. 21 AVG); uw gegevens gaan dan op onze blokkeerlijst zodat u niet opnieuw benaderd wordt.

Vragen of bezwaar? Mail info@bdg-ai.io. U kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) of, over ongevraagde commerciële berichten, bij de ACM (acm.nl).

12. Events en workshops

Wanneer u zich aanmeldt voor of deelneemt aan een door BDG-AI georganiseerde workshop, sessie of event, kunnen we aanvullende gegevens verwerken zoals aanmeldgegevens (naam, e-mail, bedrijf, functie), eventuele opnames van online sessies, en uw feedback. We gebruiken deze gegevens om het event te leveren en op te volgen. U kunt aangeven niet in beeld te willen komen bij online sessies.

13. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De datum bovenaan deze pagina geeft de laatste wijziging aan. Bij belangrijke wijzigingen informeren we u via de website of een andere redelijke wijze.

14. Contact

Vragen over dit privacybeleid of over hoe wij met uw gegevens omgaan? Neem contact op via info@bdg-ai.io of het contactformulier.